Anforderungsmanagement

Definition von Anforderungen: Agilitätskiller oder Ressourcen­schoner?

Anforderungen im Projektmanagement

Anforderungen. Der Berufsalltag ist voller Anforderungen. Anforderungen an Personen, Anforderungen an Stellen, Anforderungen an Systeme, Anforderungen an Tools und viele mehr. In der IT ist das Anforderungsmanagement vor allem als Requirements Engineering als Hauptaktivität eines Software- bzw. Systementwicklungsprozesses bekannt.

Da wir als Agentur Projekte mit unseren Kunden Hand in Hand umsetzen, werden wir in diesem Beitrag vor allem auf Anforderungen im Projektmanagement näher eingehen. Am Beginn steht das Projekt. Jeder Prozess startet mit einer Idee, einer Verbesserung, einer Neuheit. Die thematisch involvierten Personen bilden das Projektteam. Jedes Mitglied hat Wünsche, Ideen und auch Anforderungen an das Endprodukt bzw. den Prozess. Im Fokus steht die effiziente und fehlerarme Zusammenarbeit am Projekt.

Warum Anforderungen definieren?

Gegenfrage, warum nicht? Gerade in der IT Branche sind Projektteams oft in ihren Rollen und Fachbereichen stark durchmischt. Führen wir das anhand der Entwicklung einer App für ein Unternehmen näher aus. Im Projektteam befinden sich beispielsweise der Projektleiter, ein bis zwei Experten rund um App Development, Personen die im Zuge ihrer Fachbereiche definieren, welche Funktionen die App mitbringen soll, ein Grafiker, ggf. ein Texter, usw. Jeder im Projektteam erfüllt die Aufgabe in seinem Fachbereich und arbeitet an der Erreichung des Ziels – der fertigen App – mit. In zyklischen Meetings werden der aktuelle Stand, offene Fragen, Erweiterungen, etc. geklärt.

Auf welcher Basis beginnen nun aber alle ihre Arbeit? Gespräche sind unabdinglich, jedoch sind Handnotizen und mündliche Absprachen oft nicht zielführend. Je klarer das Ziel definiert wird, desto klarer sind die Arbeitsschritte für alle Beteiligten. Dies wiederum erhöht die Effizienz. Ganz gleich ob, wie in unserem Beispiel die App, inhouse oder durch eine externe Firma programmiert wird. Angebotslegung, Zeit- und Ressourcenplanung, Finanzplanung, Personaleinsatz – all das sind Themen, die auf klar definierten Anforderungen aufbauen. In der Zusammenarbeit mit Kunden kommt bei komplexen Projekten oft ein Lastenheft zum Einsatz. Es beschreibt die grundlegenden Fragen des Projektes:

  • wie soll das Ergebnis aussehen
  • welche Anforderungen müssen erfüllt werden
  • welche Leistungen sind zu erbringen
  • Rahmenbedingungen und Vorgaben
  • welches Budget steht zur Verfügung
  • welche Deadlines sind gesetzt
  • usw.

Verliere ich Agilität durch Definition?

Ja und nein. Im Laufe eines jeden Projektes gibt es Veränderungen, Anpassungen, gegebenenfalls entstehen neue Ideen oder Verbesserungen im Prozess. Je besser das Projektteam vorgearbeitet hat, umso mehr Dinge sind schon im Vorfeld aufgekommen. Eine gute Vorbereitung auf ein Projekt zeigt oft schon viele Entwicklungsmöglichkeiten, Fehlerquellen oder optionale Knackpunkte auf. Diese treffen einen dann nicht mehr „aus heiterem Himmel“, sondern werden quasi kalkulierbar. All dies hindert mich jedoch nicht, Änderungen am aktuellen Prozess vorzunehmen. Durch eine klare Planung wird jedoch auch vermieden, zu schnell „aus dem Bauch heraus“ eine Kursänderung vorzunehmen, und dabei vielleicht wichtige Aspekte zu übersehen.

Wird ein undefiniertes Projekt scheitern?

Jein. Sind die Anforderungen kaum oder nicht klar definiert kann das Projekt trotzdem zum Abschluss kommen. Der Erfahrung nach sind diese Projekte aber meistens zeit- und kostenintensiver. Stetige agile Änderungen im Prozess erfordern vermehrte Absprachen und Meetings, Fehler und Probleme kommen oftmals erst im Zuge der Arbeit auf. Für jene Personen, die das Projekt umsetzen wird die Einhaltung von gesetzten Deadlines so oft unmöglich gemacht.

Gerade wenn die Arbeitsteilung hoch ist und die Aufgaben komplex, empfiehlt sich eine klare Definition von Anforderungen an das Projekt. Dies erhöht die Effizienz aller vorhandenen Ressourcen und verhindert gleichzeitig Frust bei allen involvierten Personen. Sie haben Fragen zum Thema Projektmanagement? Ihr Prozess kommt nicht richtig in die Gänge oder steckt in einer Projektphase fest? Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Erstgespräch – zusammen führen wir Ihr IT-Projekt zum Erfolg!

Über die Autorin:
Mag. Angela Weltler
Mag. Angela Weltler
Head of Online Marketing
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Seit der Lehrzeit steht Kundenzufriedenheit für Angela immer an erster Stelle. In ihrem Studium lag der Schwerpunkt im Bereich Human Resources und strategischem, wie organisationalem Management. Früh begann die Begeisterung für alle Themen rund um Online Marketing. Heute ist sie die Ansprechpartnerin für alle Themen, die Online Marketing, Consulting und Employer Branding betreffen.

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